E-okul ilsis mebbis sistemlerinin kullanılması

Bu konuda ilsis, e-okul, mebbis vb. Milli Eğitim Bakanlığının sisteminde yapacağımız elektronik işlemleri, nasıl yapacağımızı, ne zaman neler yapmamız gerektiğini anlatmaya çalışacağız.

Herhangi bir sorunla karşılaşırsak neler yapmamız gerektiğini birlikte değerlendireceğiz.
Resim Ekle
Bu ekranda öğrenciye ait resim durumlarını(tümü resmi olanlar, resmi olmayanlar) listeleyebilir daha sonra resmi olmayan öğrenciler için resim ekleyebilirsiniz.
Sınıfı/Şubesi: Listelemek istediğiniz sınıf ve şubeyi seçebileceğiniz alandır.
Resim Durumları: Bu açılır listede Tümü, Resmi Olanlar, Resmi Olmayanlar seçenekleri mevcuttur. Bu seçeneklerden istediğiniz bir tanesini seçip kırmızı ok ile gösterilen Listele butonuna tıkladığınızda duruma uygun öğrenciler listelenecektir.
Listele butonuna tıkladığınızda aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Bu ekranda butonuna tıklayarak öğrenciye ait varsa resim bilgilerini görebilirsiniz yoksa resim ekleyebilir ve güncelleyebilirsiniz.
Gelen ekranda öğrenciye ait resim alanı boşsa kırmızı okla işaretlenmiş Browse (Gözat) butonuna tıklayarak öğrenciye ait resmi açılan pencereden bilgisayarınızda bularak işaretleyip Aç(Open) düğmesine basarak ekleyebilirsiniz. Dikkat etmeniz gereken iki önemli nokta vardır. Bunlardan ilki sayfada da belirtilmiş olan ekleyeceğiniz resmin; son 6 ay içinde çekilmiş, 105×102 piksel boyutlarında ve Jpeg formatında olmasıdır. Diğeri ise ekleyeceğiniz resmin boyutlarının 10 KB’ı geçmemesi gerektiğidir.

Şube Ekle
Okulda bulunan şubelerin tanımlanacağı ekrandır. Her eğitim-öğretim dönemi için şube tanımlama işleminin yapılması gerekir.
Bu sayfada yeni bir şube ekleyebilirsiniz daha önce eklemiş olduğunuz şube üzerinde çeşitli işlemler yapabilirsiniz. Ekleme işleminde sınıf ve şube seçimi zorunlu alanlardır.
Sınıf: Ekleyeceğiniz sınıfı seçebileceğiniz alandır.
Şube: Ekleyeceğiniz şube adını(A,B,C…) seçebileceğiniz alandır.
Müdür Yardımcısı: Yukarda seçmiş olduğunuz sınıf ve şubeden sorumlu müdür yardımcısını seçebileceğiniz alandır.(Bu alana bilgiler İLSİS’ten gelecektir.)
Sınıf Öğretmeni: Yukarda seçmiş olduğunuz sınıf ve şubeden sorumlu sınıf öğretmenini seçebileceğiniz alandır. (Bu alana bilgiler İLSİS’ten gelecektir.)
Sınıf Başkanı: Daha önce bu sınıf ve şubeye kaydetmiş olduğunuz öğrenciler bu açılır listede görüntülenir. Bu öğrenciler arasından sınıf başkanı seçebileceğiniz alandır.
Sınıf Başkan Yardımcısı: Daha önce bu sınıf ve şubeye kaydetmiş olduğunuz öğrenciler bu açılır listede görüntülenir. Bu öğrenciler arasından sınıf başkan yardımcısı seçebileceğiniz alandır.
Şube Sabah/Öğlen Grubu: Ekleyeceğiniz şube için öğretim şeklini seçebileceğiniz alandır.
Şube Durumu: Ekleyeceğiniz şubenin açık veya kapalı olmasını seçebileceğiniz alandır.
Bu alanların hemen altında sistemde kayıtlı şube bilgileri görülmektedir. Bu kısımda butonuna tıkla***** şubelere ait bilgileri görüntüleyebilirsiniz. Şube silme işlemi yapamazsınız ancak şubeyi açık veya kapalı duruma getirebilirsiniz.
Ücretli Öğretmen Ekle
Bu sayfada okulunuzda çalışan fakat İLSİS’ te kaydı bulunmayan vekil veya ücretli öğretmenler için yeni kayıt yapabilirsiniz. Ekranda da belirtildiği gibi burada yapacağınız kayıtlar İLSİS’ i etkilemeyecektir.
T.C Kimlik No: Personele ait TC Kimlik numarasını girdikten sonra kırmızı ok ile gösterilen butona tıkladığınızda personele ait ad, soyad, bilgileri gelecektir.
Branşı: Personele ait branş bilgisini seçebileceğiniz alandır.
Başlama Tarihi: Personelin okulunuzda göreve başlama tarihini girebileceğiniz alandır.
Ayrılma Tarihi: Personelin okulunuzdan ayrılış tarihini girebileceğiniz alandır.
Ayrılanları Gösterme: Bu kutucuk işaretli iken okulunuzda daha önce görev yapmış fakat ayrılmış öğretmenleri aşağıda bulunan personel listesinde göremezsiniz. Eğer kutucuğun işaretini kaldırırsanız ayrılmış olan personelinizi de görebilirsiniz.

Öğrenci Ekle
Bu sayfada uyruğu T.C. olan öğrenciler için yeni kayıt yapabilirsiniz.
T.C Kimlik No: Bu alana öğrenciye ait TC Kimlik numarasını girdikten sonra kırmızı ok ile gösterilen butona tıkladığınızda öğrenciye ait adı, soyadı, baba adı, doğum yeri ve doğum tarihi bilgileri İçişleri Bakanlığından otomatik olarak gelecektir. Kişinin TC kimlik numarası yazılıp ilgili butona basıldığında sistem tarafından yaş kontrolü yapıldıktan sonra öğrencinin bilgileri öğrenci işlemleri modülünde bulunan Nüfus Cüzdanı Bilgileri (IOGO2003), Babanın Nüfus Cüzdanı Bilgileri (IOGO2005), Annenin Nüfus Cüzdanı Bilgileri (IOGO2006), Kardeşinin Bilgileri (IOGO2007) ekranlarına gelecektir.
Sınıfı/Şubesi: Öğrenciyi kaydedeceğiniz sınıf ve şube bilgisini gireceğiniz alandır.
Yabancı Dil: Öğrenciye ait yabancı dil bilgisi gireceğiniz alandır.
Okul Numarası: Öğrencinin okul numarasını gireceğiniz alandır.
Bu alanların hemen altında bulunan kısım da ise bilgi girişi yapılan son 5 öğrenci listelenmektedir. Burada butonuna tıkla***** öğrenciye ait bilgileri görüntüleyebilirsiniz.
3.1.2.2 Yabancı Öğrenci Ekle
Bu sayfada yabancı uyruklu öğrenciler için yeni kayıt yapabilirsiniz.
Öğrenci Kimlik Bilgileri altında bulunan alanlar;
Öğrenci Uyruğu: Öğrencinin uyruğunu seçebileceğiniz alandır.
Öğrenci Kimlik No: Yabancı uyruklu öğrenciler için öğrenci kimlik no alanı doldurulmayacaktır, sistem bu öğrenciler için otomatik olarak kimlik numarası üretecektir.
Adı: Öğrencinin adını girebileceğiniz alandır.
Soyadı: Öğrencinin soyadını girebileceğiniz alandır.
Baba Adı: Öğrencinin baba adını girebileceğiniz alandır.
Anne Adı: Öğrencinin anne adını girebileceğiniz alandır.
Doğum Yeri: Öğrencinin doğum yerini girebileceğiniz alandır.
Doğum Tarihi: Öğrencinin doğum tarihini girebileceğiniz alandır.
Cinsiyeti: Öğrencinin cinsiyetini seçebileceğiniz alandır.
Medeni Hali: Öğrencinin medeni halini girebileceğiniz alandır.
Velisi Kim: Öğrencinin velisinin kim olacağını seçebileceğiniz alandır.
Veli Bilgileri altında bulunan alanlar;
Veli Uyruğu: Öğrenci velisinin uyruğunu seçebileceğiniz alandır.
Veli Kimlik No: Eğer öğrenci velisi yabancı uyruklu ise veli kimlik no alanı doldurulmayacaktır, sistem bu kişi için otomatik olarak kimlik numarası üretecektir. Eğer T.C uyruklu ise bu alana veliye ait TC Kimlik numarasını girmeniz gerekmektedir.
Baba Bilgileri altında bulunan alanlar;
Baba Uyruğu: Öğrencinin babasının uyruğunu seçebileceğiniz alandır.
Baba Kimlik No: Eğer öğrencinin babası yabancı uyruklu ise baba kimlik no alanı doldurulmayacaktır, sistem bu kişi için otomatik olarak kimlik numarası üretecektir. Eğer T.C uyruklu ise bu alana babaya ait TC Kimlik numarasını girmeniz gerekmektedir.
Anne Bilgileri altında bulunan alanlar;
Anne Uyruğu: Öğrencinin annesinin uyruğunu seçebileceğiniz alandır.
Anne Kimlik No: Eğer öğrencinin annesi yabancı uyruklu ise anne kimlik no alanı doldurulmayacaktır sistem bu kişi için otomatik olarak kimlik numarası üretecektir. Eğer T.C uyruklu ise bu alana anneye ait TC Kimlik numarasını girmeniz gerekmektedir.
Öğrenci Ders ve Sınıf Bilgileri altında bulunan alanlar;
Sınıfı/Şubesi: Öğrenciyi kaydedeceğiniz sınıf ve şube bilgisini gireceğiniz alandır.
Yabancı Dil: Öğrenciye ait yabancı dil bilgisi gireceğiniz alandır.
Okul Numarası: Öğrenciye verilecek okul numarasını gireceğiniz alandır.
Bu alanların hemen altında bulunan kısım da ise bilgi girişi yapılan son 5 öğrenci listelenmektedir. Burada butonuna tıklayarak öğrenciye ait bilgileri görüntüleyebilirsiniz.

Eokul Nedir?
Devletten yapılan yazılı açıklamada ve daha sonra milli eğitim bakanımız sayın Bakan Hüseyin Çelik’in sözlü açıklamasında, e-okul uygulamasına resmi ve özel okulların yanı sıra okul öncesi eğitim kurumlarının ve özel ilköğretim okullarınında dahil olacağı bildirilmiştir.
Sayın Bakan Hüseyin Çelik, “eOkul Uygulaması” konusunda yayımladığı genelgede, “e-Dönüşüm Türkiye Projesi” kapsamında, bakanlığının merkez ve taşra teşkilatı birimlerinin birçok iş ve işlemlerini “web tabanlı” yazılımlarla elektronik ortamda gerçekleştirdiğini anımsattı.
“e-Okul uygulamasında” öğrencilere ait tüm bilgilerin elektronik ortamda tutulduğunu ve sistemde mükerrer öğrenci bulunmadığını ifade eden Çelik, şunları kaydetti:
“Yapılacak merkezi sınavlarla ilgili iş ve işlemler e-okul üzerinden gerçekleştirilecek. Girilen bilgilere göre karne, diploma, takdir, teşekkür, başarı ve onur belgelerinin bazımı yapılıp ilgili çizelgelerin dökümü alınacak.”
Öğrenci devam-devamsızlık ve nakil işlemleri sistem üzerinden gerçekleştirilecek ve ayrıca resmi yazı ile öğrenci nakil isteme, gönderme belgesi ile öğrenci gelişim dosyası istenmeyecek. Ancak, internet erişimi olmayan okullar bu işlemlerini resmi yazıyla yapacaklar. Daha sonra en yakın internet erişimi olan okula giderek e-okul ile ilgili işlemlerini gerçekleştirecekler. Bu uygulamaya resmi ve özel okul öncesi eğitim kurumları ile özel ilköğretim kurumları da dahil edilecek. Kesinlikle sisteme başka sistemlerden veri aktarımı yapılmayacak.

VELİ BİLGİLENDİRME SİSTEMİ (VBS)

e-Okul sisteminde kayıtlı öğrencilerle ilgili bilgileri velilere açmak için Veli Bilgilendirme Servisi (VBS) kullanılacaktır. Öğrenci velileri, karne ile ilgili işlemler bittikten sonra açılacak olan ekrandan aşağıdaki şekilde giriş yapacaklardır.

Sisteme girmek için öğrencinin T.C. Kimlik Numarası /Geçici Numarası ve Okul numarası yeterli olacaktır.
Bu nedenle okul müdürlükleri tarafından velilere verilmek üzere kullanıcı ve şifre kesinlikle oluşturulmayacaktır. Daha önceden oluşturulmuş olan veli grupları ve kullanıcıları silinecektir.
Öğrenci velisi, sisteme girdiğinde sadece o öğrenciyle ilgili Bakanlık tarafından izin verilen bilgileri görecektir. Öğrencinin bulunduğu il, ilçe, okul, veli bilgileri, aile bilgileri ve telefon numaraları gibi özel bilgiler sistemde yer almayacaktır.
Öğrenci devamsızlıkları, notları, ders programı, okuduğu kitaplar, aldığı belgeler ve okul müdürlükleri tarafından velilere yapılan duyurular görülecektir.

E-OKUL VERİ GİRİŞİ
-Okul modülüyle ilgili olarak Bakanlıktan gelen ileti aşağıya çıkarılmıştır. Konunun aciliyeti nedeniyle tüm kurumların uyarılmasında yarar vardır.
"Bakanımızın açıklamalarını dikkate alarak OKS sınavının kaldırılacağı
bildirilmişti. Bu sebeple 6-7-8. sınıflarda merkezi sınav yapılması gündemde
ve ilk de bu yıl olabilecek. Bu sebeple resmi ve özel ilköğretim
okullarının 6. sınıfların öğrenci bilgilerinin girilmesi zorunludur. Çünkü
sınav başvurusu alınmayacak olup e-okul sisteminden datalar çekilerek sınav
kütüğü oluşturulacaktır. Bu sebeple öğrencilerin mağdur olmaması için 12
Mart 2007 tarihine kadar acil olarak bilgilerinin kontrol edilmesi
gerekmektedir. Aksi takdirde sorumlu okul müdürü olacaktır. Özel ilköğretim
okullarının öğrenci girişini de resmi ilköğretim okullarının ki gibi
yapıldı. Şu anda özel ilköğreitm okulu 6. sınıf bilgileri sistemlerde
bulunmamaktadır. Ayrıca nakil ekranlarıda pazartesi günü sisteme atılmış
olacak. Resmi ve Özel İlköğretim okullarının acil olarak bilgilendirilmesi
gerekmektedir."

E-Okul Sistemin Getirdikler
Her türlü belge transferinin gerçekleştirilmesi.
Belge transferinin gerçekleşip gerçekleşmediğinin kesin onaylanması .
Göndericinin, belgenin alıcıya ulaştığından haberdar edilmesi.
Tüm faks ve diğer evrak gönderim işlemlerinin ortadan kaldırılması.
Gönderen ve alıcı belge arşivi nin tutulması.
Off-line (sisteme bağlı olmama) durumunda da iletinin gönderilebilmesi.
Belgelerin güvenli olarak iletilmesi.
Arşiv tarama , sorgulama yapılabilmesi.
Program üzerinde, karşılıklı eşzamanlı olarak yazılı görüşme yapılabilmesi.
Elektronik imza kullanılması ve bu sayede evrağın geldiği yerin kesin olarak onaylanabilmesi .
Belge iletimi sırasında veri kaybı olmaması ve orijinal şekliyle iletilmesi.

Geçmiş Hizmet içi Eğitimler İLSİS'e Nasıl ışlenir?
1- Okul/Kurum şifresi ile İLSİS'e giriş yapınız.
2- Hizmetiçi Eğitim Modülü açınız.
3- Başvuru işlemleri menüsünün altından �Geçmiş Hizmet İçi Eğitim Faaliyet İşlemleri� başlığına tıklayınız.
4- Sayfanın ortasında yapılacak işlem menüsü açılacaktır. Buradan �Geçmiş Faaliyet Katılım Girişini� seçiyoruz.
5- Seçimi yaptığımızda altta T.C. Kimlik no ve diğer bilgiler açılmaktadır. T.C. Kimlik no yazan yerin sağ tarafındaki küçük dürbün işaretine tıkla***** okul/kurum bilgilerinizi açınız. Listele dediğimizde okul/kurum personel listesi gelecektir, oradan işlem yapacağınız kişiyi seçiniz.
6- Seçimi yaptığımız anda bu kişinin daha önce bu ekrandan kaydedilmiş Hizmet ıçi Eğitimleri karşımıza çıkacaktır. Listede olmayanları alt tarafta bulunan Faaliyet Türü, ıli ve Yılı seçenekleri ile bularak belge numarasını ve en alta işleyenin ismini yazarak kaydediniz.
7- Buraya kaydedilen Hizmetiçi Eğitimler daha sonra İl Milli Eğitim Müdürlüklerince onaylanmaktadır.
8- Listede olmayan ve 1999 dan önceki eğitimler Faaliyetin düzenlendiği İl Milli Eğitim Müdürlüklerince işlenebilmektedir.
9- 2005 Yılından sonraki Hizmet İçi Eğitimler İLSİS'e otomatik olarak yansıtılmaktdır.
NOT: Bir Hizmet İçi Eğitimin işlenip işlenmediği Okul/Kurum şifresi ile giriş yapılarak, Özlük Modülü-Diğer işlemler menüsü altındaki Hizmet İçi Eğitim başlığından kontrol edilebilir.